PERENCANAAN
SUMBER DAYA MANUSIA (PSDM)
A. PENGERTIAN PERENCANAAN
SDMSumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya
fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan
dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya.Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan
bahwa:“Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja
didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti
mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana
organisasi”.George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173)
mendefinisikan bahwa:“Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan,
pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan
mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang
tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.Perencanaan SDM merupakan
proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia
sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.1. Kepentingan
Perencanaan SDMAda tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia
(SDM), yaitu:Kepentingan Individu.Kepentingan Organisasi.Kepentingan
Nasional.2. Komponen-komponen Perencanaan SDMTerdapat beberapa komponen
yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan
individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah
menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang
untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan
tugas.Perencanaan OrganisasiPerencanaan Organisasi merupakan aktivitas
yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi
perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat
produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing
dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan
teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan
karir.Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana
tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan
pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana
suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan
perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.Syarat – syarat
perencanaan SDM Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan
direncanakannya. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang
SDM.Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan
situasi persediaan SDM. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa
mendatang.Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa
depan.Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan
pemerintah. 3. Proses perencanaan SDMStrategi SDM adalah alat yang
digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran
dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai
bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Pengembangan rencana
SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu
organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka
panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi
ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan
terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan
teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.Prosedur perencanaan
SDMMenetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang
dibutuhkan.Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.Mengelompokkan
data dan informasi serta menganalisisnya.Menetapkan beberapa
alternative.Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi
rencana.Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk
direalisasikan.Metode PSDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah.
Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas
pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana
SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga
kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen
dan pemborosan yang merugikan perusahaan. Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM
dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan
(forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative
kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. 4.
Pengevaluasian Rencana SDMJika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan
diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:Manajemen puncak memiliki
pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan
bisnisnya.Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat
mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan
sebelumnya yang lebih besar biayanya.Tersedianya lebih banyak waktu untuk
menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui
sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan.Adanya kesempatan
yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana
masa yang akan datang.Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan
lebih baik.Kendala-kendala PSDM1. Standar kemampuan SDMStandar
kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya
berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini
menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara
pasti. 2. Manusia (SDM) Mahluk HidupManusia sebagai mahluk hidup tidak
dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena
itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu
tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.3. Situasi SDMPersediaan, mutu,
dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini
menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar. 4. Kebijaksanaan
Perburuhan PemerintahKebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti
kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat
rencana yang baik dan tepat.B. PERAMALANPeramalan (forecasting)
menggunakan informasi masa lalu dan saat ini untuk mengidentifikasi kondisi masa
depan yang diharapkan. Proyeksi untuk masa yang akan datang tentu saja ada unsur
ketidaktepatan. Basanya orang yang berpengalaman mampu meramal cukup akurat
terhadap benefit organisasi dalam rencana jangka
panjang.Pendekatan-pendekatan untuk meramal SDM dapat dimulai dari perkiraan
terbaik dari para manajer sampai pada simulasi komputer yang rumit. Asumsi yang
sederhana mungkin cukup untuk jarak tertentu, tetapi jarak yang rumit akan
diperlukan untuk yang lain.Jangka waktu peramalanPeramalan SDM harus
dilakukan melalui tiga tahap: perencanaan jangka pendek, menengah dan
panjang.Peramalan terhadap kebutuhan SDM (permintaan)Penekanan utama
dari peramalan SDM saat ini adalah meramalkan kebutuhan SDM organisasi atau
permintaan kebutuhan akan SDM. Ramalan permintaan dapat berupa penilaian
subjektif atau matematis.Metode meramalkan permintaan, yaitu:1. Metode
penilaian terdiri dari:a. Estimasi dapat top down atau bottom up, tetapi
pada dasarnya yang berkepentingan ditanya “Berapa orang yang akan anda butuhkan
tahun depan?”b. Rules of thumb mempercayakan pedoman umum diterapkan pada
situasi khusus dalam organisasi . Contoh; pedoman “one operations managers per
five reporting supervisors” membantu dan meramalkan jumlah supervisor yang
dibutuhkan dalam suatu divisi. Bagaimanapun, hal ini penting untuk menyesuaikan
pedoman untuk mengetahui kebutuhan departemen yang sangat bervariasi.Teknik
Delphi menggunakan input dari kelompok pakar. Opini pakar dicari dengan
menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi diramalkan. Opini pakar kemudian
digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar untuk opini tanpa nama yang
kedua. Proses ini akana berlangsung beberapa pakar hingga pakar pada umumnya
asetuju pada satu penilaian. Sebagai contoh, pendekatan ini telah digunakan
untuk meramalakan pengaruh teknologi pada Manajemen SDM dan kebutuhan perekrutan
staff.Teknik kelompok Nominal, tidak seperti Delphi, membutuhkan pakar untuk
bertemu secara langsung. Gagasan mereka biasanya timbul secara bebas pada saat
pertama kali, didiskusikan sebagai kelompok dan kemudian disusun senagai
laporan.2. Metode Matematika, terdiri dari:a. Analisis Regresi Statistik
membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampau diantara berbagai
faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistik antara penjualan kotor dan
jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna dalam meramalkan sejumlah
karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %.b. Meode
Simulasi merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak sebagai contoh,
model ekonometri meramalkan pertumbuhan dalam pemakaian software akan
mengarahkan dalam meramalkan kebutuhan pengembangan software.c. Rasio
Produktivitas menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi perkaryawan.
Rata-rata ini diaplikasikan untuk ramalan penjualan untuk menentukan jumlah
karyawan yang dibutuhkan, sebagai contoh, suatu perusahaan dapat meramalkan
jumlah penjualan representative menggunakan rasio ini.d. Rasio jumlah tenaga
kerja yang dibutuhkan dapat digunakan untuk meramalkan tenaga kerja tak
langsung. Sebagai contoh, jika perusahaan biasanya menggunakan satu orang
klerikal untuk 25 tenaga kerja produksi, yang rasio dapat digunakan untuk
membantu estimasi untuk tenaga klerikal. C. ESTIMASI PERSEDIAAN/SUPPLY
SDM INTERNAL DAN EKSTERNALKalau sudah ada proyeksi permintaan HR dimasa yang
akan datang, masalah berikutnya adalah bagaimana mengisi kebutuhan
tersebut.Ada dua sumber persediaan SDM : internal dan eksternal.
Persediaan/supply internal bisa berasal dari karyawan yang telah ada yang dapat
dipromosikan, ditransfer, atau didemosi untuk mengisi lowongan. Supply eksternal
berasal dari luar atau mereka yang tidak sedang bekerja di organisasi tersebut
dan siap direkrut oleh organisasi/perusahaan.1. PENILAIAN INTERNAL TERHADAP
KETENAGAKERJAAN ORGANISASIBagian dari perencanaan sumber daya manusia adalah
menganalisis pekerjaan yang perlu dilakukan dan keahlian yang terdapat pada
seseorang untuk melakukan suatu tugas. Kebutuhan organisasi harus di bandingkan
dengan penyediaan tenaga kerja yang ada.Tidak hanya sekedar menghitung
jumlah karyawan. Harus dilakukan audit tenaga kerja yang sudah ada untuk
mengetahui kemampuan pekerja yang ada.Informasi ini menjadi dasar estimasi
tentatif mengenai lowongan-lowongan yang dapat diisi oleh karyawan yang
ada.Penugasan tentatif ini biasanya dicatat di”Replacement Chart”. Chart ini
merupakan representasi visual menyangkut SIAPA yang akan menggantikan SIAPA jika
terjadi pergantian. Namun karena informasinya yang terbatas maka perlu juga
dilengkapi dengan “Replacement Summaries”.Mempertimbangkan karyawan-karyawan
yang sudah ada untuk lowongan di masa yang akan datang adalah penting jika
karyawan diproyeksikan memiliki karir yang panjang.Audit and Replacement
Chart juga penting bagi HRD. Dengan pengetahuan akan karyawan yang lebih banyak,
HRD dapat merencanakan recruiting, training, dan career planning secara lebih
efektif.Pengetahuan ini juga dapat membantu HRD untuk memenuhi AAP dengan
mengidentifikasi calon-calon minoritas interen untuk lowongan-lowongan
tertentu.Berikut adalah pertanyaan yang di berikan selama penilaian
internal:1. Pekerjaan apa yang ada pada saat ini ?2. Berapa banyak orang
yang mengerjakan setiap tugas ?3. Apa hubungan laporan di antara tugas-tugas
tersebut ?4. Berapa pentingnya masing-masing tugas tersebut ?5.
Pekerjaan manakah yang membutuhkan penerapan strategi organisasi ?6. Apa
saja karakteristik dari pekerjaan yang di harapkan ?Metode-metode yang
digunakan untuk mengestimasi/menilai supply SDM internal yaitu: 1.1.
Auditing Pekerjaan dan KeahlianTahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan
dan kelemahan yang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaan yang
sedang dilakukan organisasi pada saat ini. Penilaian internal ini menolong
menempatkan kedudukan suatu organisasi dalam mengembangkan atau memantapkan
keunggulan kompetitif. Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini
memberikan dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan pada masa
yang akan datang.Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi
perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan. Kepentingan audit bagi
perusahaanUntuk mengetahui prestasi karyawan.Untuk mengetahui besarnya
kompensasi karyawan yang bersangkutan.Untuk mengetahui kreativitas dan
perilaku karyawan.Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi
(vertical-horizontal) dan atau diberhentikan.Untuk mengetahui apakah
karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainya.Kepentingan audit
bagi SDMUntuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan
dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya.Karyawan ingin mangetahui
apakah prestasi kerjanya lebih baik dari pada karyawan lainya.Untuk
kepentingan jasa dan promosinya.Mengakrabkan hubungan para karyawan dengan
pimpinannyaTujuan audit SDMUntuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil
kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.Untuk mengetahui
apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job description-nya dengan baik dan
tepat waktu.Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap
karyawan.Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada
setiap karyawan.Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertical
(promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.Untuk
memotivasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan kedisiplian
karyawan.1.2. Inventarisasi Kemampuan OrganisasiSumber dasar dari
data tenaga kerja adalah data Sumber Daya Manusia pada organisasi. Perencana
dapat menggunakan inventarisasi ini untuk menentukan kebutuhan jangka panjang
untuk perekrutan, penyeleksian dan pengembangan sumber daya manusia. Juga
informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan kemampuan tambahan yang
diperlukan tenaga kerja masa mendatang yang mungkin belum diperlukan pada saat
iniKomponen Inventarisasi Kemampuan Organisasi sering kali
terdiri dari:a. Demografi tenaga kerja secara individu ( umur, masa kerja di
organisasi, masa kerja pada jenis tugas yang sekarang).Kemajuan karier
secara individu penanggung tugas, waktu yang diperlukan untuk setiap jenis
tugas, promosi atau perbahan ke tugas lain, tingkat upah).Data kinerja
secara individu ( penyerlesaian pekerjaan, perkembangan pada
keahliannya)Ketiga informasi diatas dapat diperluas meliputi:Pendidikan
dan pelatihanMobilitas dan letak geografis yang diinginkanBakat,
kemampuan dan keinginan yang spesifikBidang yang diminati dan tingkat
promosi didalam perusahaanTingkat kemampuan untuk promosiPensiun yang
diharapkanInformasi yang telah diperoleh dari hasil Audit SDM dan
inventarisasi kemampuan organisasi SDM diatas lalu dikonversikan ke dalam:·
Sistem Informasi SDM (SISDM)SISDM adalah sistem integrasi yang dirancang
untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan SDM.
1. Tujuan SISDMMeningkatkan efisiensi data tenaga kerja dimana SDM
dikumpulkanLebih Strategis dan berhubungan dengan perencanaan SDM.2.
Kegunaan SISDMSISDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang
paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegaiatan benefit.
Dengan SISDM , pencatatan waktu tenaga kerja dimasukan kedalam system, dan
dimodifikasi disesuaikan pada setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari
SISDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja.Untuk merancang SISDM yang
efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan-pertanyaan
mengenai data yang akan diperlukan seperti:1. Informasi apa yang tersedia,
dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang dalam organisasi?2.
Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?3. Pada format yang
bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data perusahaan lain?4.
Siapa yang membutuhkan informasi5. Kapan dan seberapa seringnya informasi
dibutuhkan?· Succesion PlanningMerupakan proses HR planner dan operating
managers gunakan untuk mengkonversi informasi mengenai karyawan-karyawan yang
ada sekarang kedalam keputusan-keputusan menyangkut “internal job placements”
dimasa yang akan datang.2. ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNALAnalisis
lingkungan merupakan proses penelitian terhadap lingkungan organisasi untuk
menentukan kesempatan atau ancaman. Hasil analisis akan mempengaruhi rencana SDM
karena setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja yang sama yang
memasok, juga perusahaan lain.Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi
pasokan tenaga kerja antara lain:Pengaruh pemerintahKondisi
perekonomianMasalah kependudukan dan persaingankomposisi tenaga kerja
dan pola kerjaD. SEBAB-SEBAB PERMINTAAN SDM1. Faktor internal
sebagai sebab permintaan SDMFaktor internal adalah kondisi persiapan dan
kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis
pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan
kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari
kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yang
menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari:Faktor
Rencana Strategik dan rencana operasionalFaktor prediksi produk dan
penjualanFaktor pembiayaan (cost) SDMFaktor pembukaan bisnis baru
(pengembangan bisnis)Faktor desain Organisasi dan Desain PekerjaanFaktor
keterbukaan dan keikutsertaan manajer 2. Faktor eksternal sebagai sebab
permintaan SDMFaktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada
diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategic dan rencana
operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan
SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab
atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau
alasan terdiri dari:Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional
(Global)Faktor Sosial, Politik dan HukumFaktor TeknologiFaktor Pasar
Tenaga Kerja dan Pesaing3. Faktor KetenagakerjaanFaktor ini adalah
kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan prediksinya
dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi
tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM)
sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah
organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah:a. Jumlah, waktu dan
kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM
sebagai pekerjaan/jabatan kosong yang harus dicari penggantinya.Prediksi
jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK sesuai dengan
Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak kerja, yang harud diprediksi calon
penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang bersumber
internal maupun eksternal.Prediksi yang meninggal duniaPada akhirnya
dari seluruh penjelasan diatas dapat kita tarik kesimpulan bahwa PSDM sangat
penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD menempatkan Staf yang tepat pada
saat yang tepat.
SUMBER DAYA MANUSIA (PSDM)
A. PENGERTIAN PERENCANAAN
SDMSumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya
fisik yang dimiliki individu, perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan
dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk
memenuhi kepuasannya.Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan
bahwa:“Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja
didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti
mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana
organisasi”.George Milkovich dan Paul C. Nystrom (Dale Yoder, 1981:173)
mendefinisikan bahwa:“Perencanaan tenaga kerja adalah proses peramalan,
pengembangan, pengimplementasian dan pengontrolan yang menjamin perusahaan
mempunyai kesesuaian jumlah pegawai, penempatan pegawai secara benar, waktu yang
tepat, yang secara otomatis lebih bermanfaat”.Perencanaan SDM merupakan
proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia
sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya.1. Kepentingan
Perencanaan SDMAda tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia
(SDM), yaitu:Kepentingan Individu.Kepentingan Organisasi.Kepentingan
Nasional.2. Komponen-komponen Perencanaan SDMTerdapat beberapa komponen
yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:Tujuan
Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan
individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah
menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang
untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan
tugas.Perencanaan OrganisasiPerencanaan Organisasi merupakan aktivitas
yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi
perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat
produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing
dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan
teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan
karir.Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana
tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan
pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana
suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan
perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.Syarat – syarat
perencanaan SDM Harus mengetahui secara jelas masalah yang akan
direncanakannya. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang
SDM.Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan
situasi persediaan SDM. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa
mendatang.Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa
depan.Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan
pemerintah. 3. Proses perencanaan SDMStrategi SDM adalah alat yang
digunakan untuk membantu organisasi untuk mengantisipasi dan mengatur penawaran
dan permintaan SDM. Strategi SDM ini memberikan arah secara keseluruhan mengenai
bagaimana kegiatan SDM akan dikembangkan dan dikelola. Pengembangan rencana
SDM merupakan rencana jangka panjang. Contohnya, dalam perencanaan SDM suatu
organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang pada tugasnya untuk jangka
panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya untuk tahun kedepan. Alokasi
ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal kemungkinan apa yang akan
terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan pengoperasian, dan perubahan
teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi tersebut.Prosedur perencanaan
SDMMenetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang
dibutuhkan.Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.Mengelompokkan
data dan informasi serta menganalisisnya.Menetapkan beberapa
alternative.Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi
rencana.Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk
direalisasikan.Metode PSDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah.
Metode nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas
pengalaman, imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja. Rencana
SDM semacam ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga
kerja tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Akibatnya timbul mismanajemen
dan pemborosan yang merugikan perusahaan. Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM
dilakukan berdasarkan atas hasil analisis dari data, informasi, dan peramalan
(forecasting) dari perencananya. Rencana SDM semacam ini risikonya relative
kecil karena segala sesuatunya telah diperhitungkan terlebih dahulu. 4.
Pengevaluasian Rencana SDMJika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan
diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut:Manajemen puncak memiliki
pandangan yang lebih baik terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan
bisnisnya.Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat
mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan
sebelumnya yang lebih besar biayanya.Tersedianya lebih banyak waktu untuk
menempatkan yang berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui
sebelum jumlah tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan.Adanya kesempatan
yang lebih baik untuk melibatkan wanita dan golongan minoritas didalam rencana
masa yang akan datang.Pengembangan para manajer dapat dilaksanakan dengan
lebih baik.Kendala-kendala PSDM1. Standar kemampuan SDMStandar
kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya informasi kemampuan SDM hanya
berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang sifatnya subjektif. Hal ini
menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk menghitung potensi SDM secara
pasti. 2. Manusia (SDM) Mahluk HidupManusia sebagai mahluk hidup tidak
dapat dikuasai sepenuhnya seperti mesin. Hal ini menjadi kendala PSDM, karena
itu sulit memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu
tapi kurang mau melepaskan kemampuannya.3. Situasi SDMPersediaan, mutu,
dan penyebaran penduduk yang kurang mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini
menjadi kendala proses PSDM yang baik dan benar. 4. Kebijaksanaan
Perburuhan PemerintahKebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti
kompensasi, jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat
rencana yang baik dan tepat.B. PERAMALANPeramalan (forecasting)
menggunakan informasi masa lalu dan saat ini untuk mengidentifikasi kondisi masa
depan yang diharapkan. Proyeksi untuk masa yang akan datang tentu saja ada unsur
ketidaktepatan. Basanya orang yang berpengalaman mampu meramal cukup akurat
terhadap benefit organisasi dalam rencana jangka
panjang.Pendekatan-pendekatan untuk meramal SDM dapat dimulai dari perkiraan
terbaik dari para manajer sampai pada simulasi komputer yang rumit. Asumsi yang
sederhana mungkin cukup untuk jarak tertentu, tetapi jarak yang rumit akan
diperlukan untuk yang lain.Jangka waktu peramalanPeramalan SDM harus
dilakukan melalui tiga tahap: perencanaan jangka pendek, menengah dan
panjang.Peramalan terhadap kebutuhan SDM (permintaan)Penekanan utama
dari peramalan SDM saat ini adalah meramalkan kebutuhan SDM organisasi atau
permintaan kebutuhan akan SDM. Ramalan permintaan dapat berupa penilaian
subjektif atau matematis.Metode meramalkan permintaan, yaitu:1. Metode
penilaian terdiri dari:a. Estimasi dapat top down atau bottom up, tetapi
pada dasarnya yang berkepentingan ditanya “Berapa orang yang akan anda butuhkan
tahun depan?”b. Rules of thumb mempercayakan pedoman umum diterapkan pada
situasi khusus dalam organisasi . Contoh; pedoman “one operations managers per
five reporting supervisors” membantu dan meramalkan jumlah supervisor yang
dibutuhkan dalam suatu divisi. Bagaimanapun, hal ini penting untuk menyesuaikan
pedoman untuk mengetahui kebutuhan departemen yang sangat bervariasi.Teknik
Delphi menggunakan input dari kelompok pakar. Opini pakar dicari dengan
menggunakan kuesioner terpisah dalam situasi diramalkan. Opini pakar kemudian
digabungkan dan dikembalikan kepada para pakar untuk opini tanpa nama yang
kedua. Proses ini akana berlangsung beberapa pakar hingga pakar pada umumnya
asetuju pada satu penilaian. Sebagai contoh, pendekatan ini telah digunakan
untuk meramalakan pengaruh teknologi pada Manajemen SDM dan kebutuhan perekrutan
staff.Teknik kelompok Nominal, tidak seperti Delphi, membutuhkan pakar untuk
bertemu secara langsung. Gagasan mereka biasanya timbul secara bebas pada saat
pertama kali, didiskusikan sebagai kelompok dan kemudian disusun senagai
laporan.2. Metode Matematika, terdiri dari:a. Analisis Regresi Statistik
membuat perbandingan statistik dari hubungan masa lampau diantara berbagai
faktor. Sebagai contoh, hubungan secara statistik antara penjualan kotor dan
jumlah karyawan dalam rantai retail mungkin berguna dalam meramalkan sejumlah
karyawan yang akan dibutuhkan jika penjualan retail meningkat 30 %.b. Meode
Simulasi merupakan gambaran situasi nyata dalam bentuk abstrak sebagai contoh,
model ekonometri meramalkan pertumbuhan dalam pemakaian software akan
mengarahkan dalam meramalkan kebutuhan pengembangan software.c. Rasio
Produktivitas menghitung rata-rata jumlah unit yang diproduksi perkaryawan.
Rata-rata ini diaplikasikan untuk ramalan penjualan untuk menentukan jumlah
karyawan yang dibutuhkan, sebagai contoh, suatu perusahaan dapat meramalkan
jumlah penjualan representative menggunakan rasio ini.d. Rasio jumlah tenaga
kerja yang dibutuhkan dapat digunakan untuk meramalkan tenaga kerja tak
langsung. Sebagai contoh, jika perusahaan biasanya menggunakan satu orang
klerikal untuk 25 tenaga kerja produksi, yang rasio dapat digunakan untuk
membantu estimasi untuk tenaga klerikal. C. ESTIMASI PERSEDIAAN/SUPPLY
SDM INTERNAL DAN EKSTERNALKalau sudah ada proyeksi permintaan HR dimasa yang
akan datang, masalah berikutnya adalah bagaimana mengisi kebutuhan
tersebut.Ada dua sumber persediaan SDM : internal dan eksternal.
Persediaan/supply internal bisa berasal dari karyawan yang telah ada yang dapat
dipromosikan, ditransfer, atau didemosi untuk mengisi lowongan. Supply eksternal
berasal dari luar atau mereka yang tidak sedang bekerja di organisasi tersebut
dan siap direkrut oleh organisasi/perusahaan.1. PENILAIAN INTERNAL TERHADAP
KETENAGAKERJAAN ORGANISASIBagian dari perencanaan sumber daya manusia adalah
menganalisis pekerjaan yang perlu dilakukan dan keahlian yang terdapat pada
seseorang untuk melakukan suatu tugas. Kebutuhan organisasi harus di bandingkan
dengan penyediaan tenaga kerja yang ada.Tidak hanya sekedar menghitung
jumlah karyawan. Harus dilakukan audit tenaga kerja yang sudah ada untuk
mengetahui kemampuan pekerja yang ada.Informasi ini menjadi dasar estimasi
tentatif mengenai lowongan-lowongan yang dapat diisi oleh karyawan yang
ada.Penugasan tentatif ini biasanya dicatat di”Replacement Chart”. Chart ini
merupakan representasi visual menyangkut SIAPA yang akan menggantikan SIAPA jika
terjadi pergantian. Namun karena informasinya yang terbatas maka perlu juga
dilengkapi dengan “Replacement Summaries”.Mempertimbangkan karyawan-karyawan
yang sudah ada untuk lowongan di masa yang akan datang adalah penting jika
karyawan diproyeksikan memiliki karir yang panjang.Audit and Replacement
Chart juga penting bagi HRD. Dengan pengetahuan akan karyawan yang lebih banyak,
HRD dapat merencanakan recruiting, training, dan career planning secara lebih
efektif.Pengetahuan ini juga dapat membantu HRD untuk memenuhi AAP dengan
mengidentifikasi calon-calon minoritas interen untuk lowongan-lowongan
tertentu.Berikut adalah pertanyaan yang di berikan selama penilaian
internal:1. Pekerjaan apa yang ada pada saat ini ?2. Berapa banyak orang
yang mengerjakan setiap tugas ?3. Apa hubungan laporan di antara tugas-tugas
tersebut ?4. Berapa pentingnya masing-masing tugas tersebut ?5.
Pekerjaan manakah yang membutuhkan penerapan strategi organisasi ?6. Apa
saja karakteristik dari pekerjaan yang di harapkan ?Metode-metode yang
digunakan untuk mengestimasi/menilai supply SDM internal yaitu: 1.1.
Auditing Pekerjaan dan KeahlianTahap permulaan untuk mengevaluasi kekuatan
dan kelemahan yang ada didalam suatu perusahaan adalah mengaudit pekerjaan yang
sedang dilakukan organisasi pada saat ini. Penilaian internal ini menolong
menempatkan kedudukan suatu organisasi dalam mengembangkan atau memantapkan
keunggulan kompetitif. Analisis yang komprehensif dari semua pekerjaan saat ini
memberikan dasar untuk mengetahui tindakan apa yang harus dilakukan pada masa
yang akan datang.Audit SDM merupakan tindak lanjut dari realisasi
perencanaan-perencanaan yang telah dilakukan. Kepentingan audit bagi
perusahaanUntuk mengetahui prestasi karyawan.Untuk mengetahui besarnya
kompensasi karyawan yang bersangkutan.Untuk mengetahui kreativitas dan
perilaku karyawan.Untuk menetapkan apakah karyawan perlu dimutasi
(vertical-horizontal) dan atau diberhentikan.Untuk mengetahui apakah
karyawan itu dapat bekerja sama dengan karyawan lainya.Kepentingan audit
bagi SDMUntuk memenuhi kepuasan ego manusia yang selalu ingin diperhatikan
dan mendapat nilai/pujian dari hasil kerjanya.Karyawan ingin mangetahui
apakah prestasi kerjanya lebih baik dari pada karyawan lainya.Untuk
kepentingan jasa dan promosinya.Mengakrabkan hubungan para karyawan dengan
pimpinannyaTujuan audit SDMUntuk mengetahui apakah pelaksanaan dan hasil
kerja karyawan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.Untuk mengetahui
apakah semua karyawan dapat menyelesaikan job description-nya dengan baik dan
tepat waktu.Sebagai pedoman menentukan besarnya balas jasa kepada setiap
karyawan.Sebagai dasar pertimbangan pemberian pujian dan atau hukuman kepada
setiap karyawan.Sebagai dasar pertimbangan pelaksanaan mutasi vertical
(promosi atau demosi), horizontal, dan atau alih tugas bagi karyawan.Untuk
memotivasi peningkatan semangat kerja, prestasi kerja, dan kedisiplian
karyawan.1.2. Inventarisasi Kemampuan OrganisasiSumber dasar dari
data tenaga kerja adalah data Sumber Daya Manusia pada organisasi. Perencana
dapat menggunakan inventarisasi ini untuk menentukan kebutuhan jangka panjang
untuk perekrutan, penyeleksian dan pengembangan sumber daya manusia. Juga
informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk menentukan kemampuan tambahan yang
diperlukan tenaga kerja masa mendatang yang mungkin belum diperlukan pada saat
iniKomponen Inventarisasi Kemampuan Organisasi sering kali
terdiri dari:a. Demografi tenaga kerja secara individu ( umur, masa kerja di
organisasi, masa kerja pada jenis tugas yang sekarang).Kemajuan karier
secara individu penanggung tugas, waktu yang diperlukan untuk setiap jenis
tugas, promosi atau perbahan ke tugas lain, tingkat upah).Data kinerja
secara individu ( penyerlesaian pekerjaan, perkembangan pada
keahliannya)Ketiga informasi diatas dapat diperluas meliputi:Pendidikan
dan pelatihanMobilitas dan letak geografis yang diinginkanBakat,
kemampuan dan keinginan yang spesifikBidang yang diminati dan tingkat
promosi didalam perusahaanTingkat kemampuan untuk promosiPensiun yang
diharapkanInformasi yang telah diperoleh dari hasil Audit SDM dan
inventarisasi kemampuan organisasi SDM diatas lalu dikonversikan ke dalam:·
Sistem Informasi SDM (SISDM)SISDM adalah sistem integrasi yang dirancang
untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan SDM.
1. Tujuan SISDMMeningkatkan efisiensi data tenaga kerja dimana SDM
dikumpulkanLebih Strategis dan berhubungan dengan perencanaan SDM.2.
Kegunaan SISDMSISDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang
paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegaiatan benefit.
Dengan SISDM , pencatatan waktu tenaga kerja dimasukan kedalam system, dan
dimodifikasi disesuaikan pada setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari
SISDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja.Untuk merancang SISDM yang
efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan-pertanyaan
mengenai data yang akan diperlukan seperti:1. Informasi apa yang tersedia,
dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang dalam organisasi?2.
Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan?3. Pada format yang
bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data perusahaan lain?4.
Siapa yang membutuhkan informasi5. Kapan dan seberapa seringnya informasi
dibutuhkan?· Succesion PlanningMerupakan proses HR planner dan operating
managers gunakan untuk mengkonversi informasi mengenai karyawan-karyawan yang
ada sekarang kedalam keputusan-keputusan menyangkut “internal job placements”
dimasa yang akan datang.2. ANALISIS LINGKUNGAN EKSTERNALAnalisis
lingkungan merupakan proses penelitian terhadap lingkungan organisasi untuk
menentukan kesempatan atau ancaman. Hasil analisis akan mempengaruhi rencana SDM
karena setiap organisasi akan masuk pada pasar tenaga kerja yang sama yang
memasok, juga perusahaan lain.Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi
pasokan tenaga kerja antara lain:Pengaruh pemerintahKondisi
perekonomianMasalah kependudukan dan persaingankomposisi tenaga kerja
dan pola kerjaD. SEBAB-SEBAB PERMINTAAN SDM1. Faktor internal
sebagai sebab permintaan SDMFaktor internal adalah kondisi persiapan dan
kesiapan SDM sebuah organisasi/perusahaan dalam melakukan operasional bisnis
pada masa sekarang dan untuk mengantisipasi perkembangannya dimasa depan. Dengan
kata lain faktor internal adalah alasan permintaan SDM, yang bersumber dari
kekurangan SDM didalam organisasi/perusahaan yang melaksanakan bisnisnya, yang
menyebabkan diperlukan penambahan jumlah SDM. Alasan ini terdiri dari:Faktor
Rencana Strategik dan rencana operasionalFaktor prediksi produk dan
penjualanFaktor pembiayaan (cost) SDMFaktor pembukaan bisnis baru
(pengembangan bisnis)Faktor desain Organisasi dan Desain PekerjaanFaktor
keterbukaan dan keikutsertaan manajer 2. Faktor eksternal sebagai sebab
permintaan SDMFaktor eksternal adalah kondisi lingkungan bisnis yang berada
diluar kendali perusahaan yang berpengaruh pada rencana strategic dan rencana
operasional, sehingga langsung atau tidak langsung berpengaruh pada perencanaan
SDM. Faktor eksternal tersebut pada dasarnya dapat dikategorikan sebagai sebab
atau alasan permintaan SDM dilingkungan sebuah organisasi/perusahaan. Sebab atau
alasan terdiri dari:Faktor Ekonomi Nasional dan Internasional
(Global)Faktor Sosial, Politik dan HukumFaktor TeknologiFaktor Pasar
Tenaga Kerja dan Pesaing3. Faktor KetenagakerjaanFaktor ini adalah
kondisi tenaga kerja (SDM) yang dimiliki perusahaan sekarang dan prediksinya
dimasa depan yang berpengaruh pada permintaan tenaga kerja baru. Kondisi
tersebut dapat diketahui dari hasil audit SDM dan Sistem Informasi SDM (SISDM)
sebagai bagian dari Sistem Informasi manajemen (SIM) sebuah
organisasi/perusahaan. Beberapa dari faktor ini adalah:a. Jumlah, waktu dan
kualifikasi SDM yang pensiun, yang harus dimasukan dalam prediksi kebutuhan SDM
sebagai pekerjaan/jabatan kosong yang harus dicari penggantinya.Prediksi
jumlah dan kualifikasi SDM yang akan berhenti/keluar dan PHK sesuai dengan
Kesepakatan Kerja Bersama(KKB) atau kontrak kerja, yang harud diprediksi calon
penggantinya untuk mengisi kekosongan pada waktu yang tepat, baik yang bersumber
internal maupun eksternal.Prediksi yang meninggal duniaPada akhirnya
dari seluruh penjelasan diatas dapat kita tarik kesimpulan bahwa PSDM sangat
penting untuk dilakukan karena memungkinkan HRD menempatkan Staf yang tepat pada
saat yang tepat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar